• COST MANAGEMENT & CONTROL – Early Cost Control

    Salah satu prinsip utama dalam pengendalian biaya adalah pengendalian biaya dilakukan sebelum aktivitas atau pembelian barang dan jasa terjadi. Jika barang atau jasa yang sudah kita terima maka akan sulit melakukan proses pengendalian. Jika ternyata barang dan jasa yang kita beli tidak sesuai dengan kebutuhan, kualitas, atau rusak, maka akan akan merugikan baik pihak perusahaan ataupun pemasok. Barang harus dikembalikan atau proses penyediaan jasa diulang kembali. Perusahaan akan rugi waktu dan kesempatan. Contoh, Karyawan perusahaan mengikuti pelatihan. Ternyata pelatihannya tidak sesuai kebutuhan. Tetap saja biaya pelatihan harus dibayar.

    Pada proses pembelian barang dan jasa, lazimnya didahului dengan surat permintaan pembelian barang (Purchase Requisition). Setelah permintaan disetujui, maka proses selanjutnya adalah melakukan pesanan ke pemasok. Dokumen yang digunakan adalah Purchase Order (Surat Pesanan Barang/Jasa). Proses pengendalian biaya dimulai pada saat permintaan pembelian,  bukan pada saat surat pesanan ke pemasok (Purchase Order), bukan pada saat barang sudah diterima. Apalagi pada saat pembayaran.

    Pada saat permintaan pembelian, paling tidak ada dua aspek pengendalian, yaitu kesuaian permintaan dengan budget dan planning, dan dengan kesesuaian dengan kebutuhan.

    Contoh Salah satu staf keuangan bagian pembayaran mengajukan permintaan untuk membeli notebook. Masih ada tersisa budget untuk pembelian komputer, misalnya 10 Jt. Pada saat pengajuan permintaan pembelian notebook, maka harus diverifikasi apakah perkiraan harga tidak melampaui budget. Dan harus diverifikasi apakah spesifikasi permintaan ini sesuai dengan kebutuhan. Dan harus diverifikasi oleh fungsi yang terkait dan relevan dengan permintaan itu. Dalam hal ini, fungsi IT/System yang harus memverifikasi permintaan pembelian notebook

    Jadi kesimpulannya adalah pengendalian biaya dilakukan sebelum terjadi. Pengendalian dilakukan pada saat permintaan pembelian. Dan paling tidak dua aspek yang diverifikasi, yaitu ketersediaan budget dan kesesuaian kebutuhan

    Jika Anda ingin lebih memahami bagaimana prinsip, strategi dan penerapan dalam mengendalikan dan mengelola biaya, Anda bisa mengikuti pelatihan-pelatihan di DMTc Training. Hubungi kami di 0878 8299 2123 atau admin @ dmt-id com untuk informasi lebih lanjut. Kunjungi website kami dmt-id.com.

    Penulis : Dino Martin, MBA

    Post Tagged with

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *